Společnost Victory Pay, s. r. o., IČO: 55478972, se sídlem Strojnícka 4541/97, 821 05 Bratislava – okres Ružinov, zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl Sro, vložka č. 169953/B (dále jen „Poskytovatel“), tímto poskytuje svým zákazníkům (dále jen „Zákazník“) důležité informace o zpracování osobních údajů. Tyto údaje zpracováváme v souvislosti s poskytováním našich služeb, které umožňují využívání platebního řešení „Victory Pay“ (dále jen „Služba“), a dále v souvislosti s uzavíráním smluv o poskytování služeb nebo o dílo (dále jen „Smlouva“).
Tento dokument obsahuje také informace o právech subjektů údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, a o tom, jak je uplatňovat.
Pokud máte jakékoli dotazy nebo potřebujete uplatnit svá práva, můžete nás kontaktovat na adrese:
E-mail: info@victorypay.eu
1. Za jakým účelem, na základě jakých titulů a jaké osobní údaje zpracováváme?
1.1 Uzavření a plnění smlouvy
Pro účely jednání a uzavírání smluv se zákazníky na základě objednávek učiněných v souladu s podmínkami poskytovatele zpracováváme následující osobní údaje zákazníka – fyzické osoby:
- Identifikační údaje zákazníka: jméno, příjmení, rodné číslo, číslo občanského průkazu, datum narození, IČO, DIČ, adresa sídla.
- Kontaktní údaje zákazníka: e-mail, telefonní číslo, doručovací adresa.
- Fakturační údaje: číslo bankovního účtu.
- Komunikační informace: údaje týkající se průběhu smluvního vztahu se zákazníkem.
Tyto údaje jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy. Bez jejich poskytnutí není možné smlouvu uzavřít ani provést její plnění. Právním základem pro zpracování těchto údajů je tedy uzavření a plnění smlouvy na základě žádosti zákazníka.
1.2 Dodržování zákonných povinností
Poskytovatel zpracovává osobní údaje také v případech, kdy je to nezbytné pro plnění jeho zákonných povinností. Jedná se zejména o situace, které vyžadují dodržování právních předpisů v oblasti účetnictví, dodržování daňových předpisů nebo uchovávání údajů podle zákona o archivnictví. V těchto případech je rozsah zpracovávaných údajů přesně stanoven příslušnými právními předpisy.
1.3 Oprávněné zájmy poskytovatele
V určitých případech může poskytovatel zpracovávat osobní údaje na základě svých oprávněných zájmů. Při takovém zpracování poskytovatel vždy zajistí, aby tyto zájmy nepřiměřeně nezasahovaly do vašeho soukromí.
Identifikace osob jednajících jménem zákazníka (právnické osoby):
Při uzavírání smlouvy, komunikaci nebo plnění smlouvy zpracováváme údaje členů statutárních orgánů, zaměstnanců nebo jiných oprávněných osob, které jednají jménem zákazníka. Tyto osoby nejsou přímo účastníky smlouvy, ale zastupují zákazníka. Mezi zpracovávané údaje patří: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresa, informace o pracovněprávním či jiném vztahu k zákazníkovi a údaje z komunikace.
Doklad o souhlasu s podmínkami:
Při uzavírání smlouvy online (elektronicky) ukládáme údaje nezbytné k identifikaci zákazníka, jako je ID relace, IP a/nebo MAC adresa, abychom měli důkaz o uzavření smlouvy a přijetí smluvních podmínek. Tyto informace slouží k ochraně před pochybnostmi nebo spory ohledně znění smlouvy.
Obhajoba a vymáhání právních nároků:
Údaje zpracováváme také pro účely ochrany našich oprávněných zájmů v soudních řízeních, při kontrolách prováděných orgány veřejné moci nebo při řešení sporů. Tímto způsobem můžeme prokázat dodržování našich povinností vyplývajících ze smlouvy a zákona. Za tímto účelem zpracováváme:
- Identifikační a kontaktní údaje zákazníka nebo osob jednajících jeho jménem,
- Údaje o uzavřených smlouvách, jejich plnění a komunikaci.
1.4 Zasílání obchodních sdělení
Osobní údaje zákazníků zpracováváme za účelem zasílání obchodních sdělení obsahujících informace o našich službách a produktech v následujících případech:
- Pokud jsme se zákazníkem uzavřeli smlouvu a v této souvislosti jsme získali jeho e-mail a/nebo telefonní číslo.
- Pokud ostatní aktivně a dobrovolně souhlasili se zasíláním našeho newsletteru tím, že se k němu přihlásili.
V případě zákazníků, se kterými máme uzavřenou smlouvu, je zpracování osobních údajů pro tyto účely založeno na našem oprávněném zájmu informovat je o aktuálních nabídkách a novinkách.
U osob, které se přihlásily k odběru našeho newsletteru, aniž by s námi uzavřely smlouvu, zpracováváme osobní údaje na základě jejich výslovného souhlasu, který nám daly při registraci k odběru obchodních sdělení.
Pokud si nepřejete dostávat od nás obchodní sdělení, můžete se z odběru kdykoli bezplatně odhlásit. Odkaz pro odhlášení je vždy k dispozici v každém newsletteru, který rozesíláme.
2. Od koho shromažďujeme osobní údaje a komu je předáváme?
Osobní údaje shromažďujeme především od subjektů údajů – našich zákazníků. V některých případech můžeme získat údaje i od jiných správců údajů. Pokud se chcete dozvědět, jak tyto třetí strany zpracovávají vaše osobní údaje, doporučujeme vám nahlédnout do jejich zásad ochrany osobních údajů, které jsou k dispozici u příslušných poskytovatelů.
Pokud není uvedeno jinak, zpracováváme pouze údaje, které nám poskytnete. Je nezbytné, abyste nám poskytli přesné a aktuální údaje. Pokud se vaše osobní údaje změní, jste povinni je aktualizovat.
Osobní údaje můžeme předávat orgánům veřejné moci pouze v případech, kdy to vyžaduje zákon nebo na základě oprávněné žádosti v rámci jejich zákonných pravomocí.
Osobní údaje nejsou předávány mimo Evropskou unii, pokud není výslovně uvedeno jinak.
3. Jak zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje zpracováváme především elektronicky, prostřednictvím automatizovaných systémů v našich IT infrastrukturách nebo v systémech našich zpracovatelů, jak je popsáno výše. V případě potřeby nebo vhodnosti můžeme údaje zpracovávat také manuálně, vždy v souladu s příslušným účelem zpracování.
Naši zaměstnanci nebo osoby, které pro nás pracují, se mohou podílet na zpracování osobních údajů, například na opravě chyb nebo nepřesností. Tyto osoby mohou s údaji pracovat pouze v povoleném rozsahu a za podmínek, které zajišťují ochranu vašich údajů. Jsou vázány mlčenlivostí a povinností dodržovat bezpečnostní opatření, jejichž porušení by mohlo ohrozit bezpečnost vašich údajů.
Při zpracování osobních údajů vždy dodržujeme platné právní předpisy. Dbáme na to, aby vaše údaje byly zpracovávány s náležitou péčí a ochranou. Dbáme na to, aby nebyla porušována vaše práva, zejména právo na důstojnost, soukromí a ochranu osobního života.
4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
4.1. Smlouva
Osobní údaje, které zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem, jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu. Tyto údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytnou k plnění závazků vyplývajících ze smlouvy.
4.2 Dodržování zákonných povinností
Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s plněním právních povinností uchováváme po dobu stanovenou platnými právními předpisy.
Tyto povinnosti zahrnují zpracování údajů vyžadovaných zákony týkajícími se daňových a účetních povinností (např. fakturační údaje a údaje o plnění). Doba uchovávání těchto údajů je následující:
- 5 let od konce účetního období, ve kterém se zpracovávané údaje staly relevantními.
- 10 let od konce zdaňovacího období pro doklady DPH.
Příslušné údaje archivujeme v souladu s legislativními požadavky zákona o archivování a po dobu stanovenou tímto zákonem.
4.3. Oprávněné zájmy
Po ukončení smluvního vztahu se zákazníkem můžeme nadále zpracovávat osobní údaje za účelem ochrany našich oprávněných zájmů. To zahrnuje obranu proti případným nárokům zákazníka nebo třetích stran, včetně soudních řízení. Osobní údaje uchováváme po dobu trvání příslušných promlčecích lhůt.
Pokud není v souvislosti se smlouvou zahájeno žádné řízení, uchováváme údaje maximálně 5 let po ukončení smluvního vztahu se zákazníkem.
4.4. Zasílání obchodních oznámení
Obchodní sdělení zasíláme v souladu s výše uvedenými podmínkami, dokud se z odběru neodhlásíte. Možnost odhlášení najdete v každém zaslaném obchodním sdělení a tento proces je vždy bezplatný. Svůj souhlas můžete také odvolat tak, že nás kontaktujete na výše uvedené e-mailové adrese.
Odvolání souhlasu je bez jakýchkoli sankcí. Jakmile souhlas odvoláte, přestaneme vám zasílat obchodní sdělení a vaše osobní údaje již nebudeme zpracovávat pro výše uvedené účely.
4.5. Delší zpracování
Osobní údaje můžeme zpracovávat i po uplynutí výše uvedených lhůt, pokud k tomu existuje oprávněný důvod, například probíhající správní nebo soudní řízení, v němž jsou údaje relevantní.
5. Jaká jsou vaše práva?
Přístup k osobním údajům
Máte právo požádat o přístup ke svým osobním údajům a získat kopii všech údajů, které o vás zpracováváme. Tuto žádost můžete podat prostřednictvím e-mailové adresy uvedené v záhlaví tohoto dokumentu.
Odvolání souhlasu se zpracováním
Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli svobodně a bezplatně odvolat. Stačí nás kontaktovat e-mailem na výše uvedené adrese nebo jiným způsobem uvedeným v tomto dokumentu. Jakmile svůj souhlas odvoláte, nebudeme již vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
Osobní údaje, které zpracováváme na základě jiných právních důvodů, než je váš souhlas, nelze tímto způsobem odvolat. Na vaši žádost však vždy posoudíme, zda je další zpracování vašich údajů pro daný účel stále nezbytné.
Vaše další práva
Máte právo být informováni o:
- Účely zpracování osobních údajů,
- kategorie osobních údajů, které zpracováváme, a zdroj těchto údajů, pokud je nezískáváme přímo od vás,
- Automatizované rozhodování, včetně profilování, použitý postup a možné důsledky těchto postupů,
- Příjemcech nebo kategorie příjemců, kterým byly nebo budou vaše údaje zpřístupněny, a v případě předávání údajů mimo EU záruky, které zajistí jejich bezpečnost,
- Plánované doby uchovávání nebo kritéria pro její určení,
- Veškeré dostupné informace o původu vašich údajů.
Další práva zahrnují
- Požádat o vysvětlení ohledně zpracování údajů.
- Požadovat opravu, doplnění, omezení zpracování nebo výmaz údajů („právo být zapomenut“).
- Získat kopii svých osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a požádat o jejich předání jinému správci.
- Podat žádost nebo stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
- Vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů.
6. Jak chráníme vaše osobní údaje
Vaše osobní údaje chráníme pomocí moderních bezpečnostních opatření. Mezi ně patří zejména:
- Implementace a dodržování interních pravidel ochrany údajů,
- Antivirová ochrana a používání firewallů,
- Šifrování dat,
- Řízení přístupu k osobním údajům a autorizačním údajům,
- Pravidelné zálohování dat,
- Používání zařízení fyzické bezpečnosti a dalších opatření.
Tato verze informací o zpracování osobních údajů nabývá účinnosti 1. listopadu 2024.
